Beredskap

Virksomheter blir stadig mer avhengig av IT-systemer. Både virksomhetens kjerneprosesser og administrasjon blir i stadig større grad digitalisert og automatisert. Tiden fra en IT-hendelse som forstyrrer virksomhetens prosesser oppstår til normaltilstanden er gjenopprettet er kritisk.

Plans are nothing, planning is everything - Dwight D. Eisenhower

 

I januar opplevede Helse Sør-Øst at kritiske datasystemer var ute av drift, på grunn av en teknisk komponent som sluttet å virke.[1] Flytrafikken i Norges stanset i februar da Avinor fikk tekniske problemer med luftromssystemer og datanettverk.[2] Slike uønskede hendelser kan raskt utvikle seg til kriser som medfører store konsekvenser, og kan koste virksomheter dyrt. Konsekvensene kan også ramme virksomhetens omdømme og føre til tap av kunder og tillit. Konsekvenser og kostnader øker i takt med tiden det tar å gjenopprette normaltilstand. Et godt beredskapssystem med gode beredskapsplaner og jevnlig øving hjelper virksomheter med å redusere disse konsekvensene.

Beredskap handler om å være forberedt og ha evne til å håndtere en uønsket situasjon eller krise. Dette krever kunnskap, ferdigheter og trening.

Er du og din virksomhet forberedt til å håndtere slike situasjoner? Hva gjør du som leder eller dine medarbeidere når uhellet først er ute? Her kommer fire tips til beredskapsplanlegging og øving for din virksomhet:

  • Vurder risiko

En vurdering av risikoscenarier med utgangspunkt i virksomhetens sårbarheter og relevante trusler gir ledelsen et solid grunnlag for å beslutte og prioritere nye tiltak for å redusere risiko til et akseptabelt risikonivå. De aktuelle risikoscenariene danner grunnlaget for utarbeidelsen av beredskapsplaner og prosedyrer.

  • Utarbeid beredskapsplaner og avklar roller, ansvar og myndighet.

For å effektivt håndtere en krise er gode beredskapsplaner nøkkelen til suksess. Hva skal gjøres og hvem skal gjøre hva. For å sikre at kritiske oppgaver gjennomføres, vil det derfor være viktig å avklare roller, ansvar og myndighet. I tidskritiske og uoversiktlige situasjoner, bidrar klare og tydelige kommunikasjonslinjer og sjekklister til effektiv utnyttelse av ressurser og hindrer dobbeltarbeid.

  • Øv på beredskapsplanene

«Øvelse gjør mester». Et beredskapsplanverk vil få mer verdi dersom organisasjonen er øvd og trent til å håndtere ulike situasjoner. En beredskapsøvelse kan gjennomføres i ulike skalaer, fra skrivebordsøvelser med enkle simuleringer på noen timer, til komplekse fullskala øvelser med flere involverte aktører. Realistisk øving og trening vil øke sannsynligheten for å lykkes når skaden skjer.

  • Evaluer og lær

Etter en beredskapsøvelse eller en faktisk krise vil organisasjonen sitte igjen med nyttig erfaring og kunnskap som brukes til å evaluere og forbedre planer og prosedyrer. Dette øker virksomhetens evne til å håndtere uønskede hendelser og kriser i fremtiden.

Train as you fight – fight as you train!